Pressemeldungen
Wenn ein Redakteur oder Journalist einer Fachzeitschrift oder eines anderen Mediums Kontakt zu einem Unternehmen aufnimmt, möchte dieser bestimmte Informationen über einen konkreten Sachverhalt erhalten. Dazu sollte ein Presseverantwortlicher, dies kann ein Mitglied der Geschäftsführung oder besser ein eigens benannter Pressefachmann sein. In jedem Fall sollte sichergestellt sein, daß der anfragende Redakteur Kontakt mit dem Presseverantwortlichen aufnehmen kann. Dies klingt im ersten Moment zwar sehr banal, doch die Wirklichkeit bestätigt eher das Gegenteil. Falls eine direkte Kontaktaufnahme nicht möglich ist, ist der Anfragende binnen kürzester Zeit zu kontaktieren. Rückrufe und Benachrichtigung z.B. via E-Mail sollten prompt erfolgen oder ein Termin genannt werden, an welchem Tag eine ungestörte Kontaktaufnahme möglich ist. Hilfreich ist dabei auch der Abwesenheitsmanager im E-Mail-Programm. Es liegt auf der Hand, das Gefühl beim Journalisten mit seiner Anfrage an das Unternehmen ins Leere zu laufen, zu vermeiden.
Im Gespräch besteht auf Seite des Journalisten in der Regel Verständnis, wenn bestimmte Fragen nicht sofort, sondern erst nach Rücksprache mit den jeweiligen Fachabteilungen beantwortet werden können, weil die erfragten Detailinformationen nicht vorliegen. Vielfach lassen sich Journalisten auch darauf ein, Ihre Fragen zu hinterlassen und zu einem späteren Zeitpunkt das Gespräch zu führen, wenn alle gesuchten Informationen vorhanden sind. Meist wird dies so bei Redakteuren und Journalisten von Fachzeitschriften gehandhabt. Dabei darf aber nicht mißverstanden werden, daß ein Presseverantwortlicher nicht über einen hohen Informationsgrad von unternehmensrelevanten Sachverhalten verfügen muß. Welches Licht würde es auf ein Unternehmen werfen, wenn der Presseverantwortliche nicht einmal die Basis- Informationen wüßte und erst Rücksprache halten muß.
Pressemeldungen, die an Zeitungen und Zeitschriften verschickt werden, behandeln immer nur ein Thema und bieten alle relevanten Informationen zu Unternehmen, Personen und Sachverhalt. Im Idealfall ist die Pressemitteilung so abgefaßt, daß der Journalist diese 1:1 für seinen Artikel übernehmen kann.
Auch Bilder, die zu einer Pressemitteilung gehören, müssen gewisse Kriterien erfüllen, sollen diese in Zeitung oder Zeitschrift abgedruckt werden. Eine Bildpunktdichte von 300 dpi, Dateiformate wie tiff oder jpg, unkomprimiert, und eine passende Bildunterschrift schaffen sehr gute Voraussetzungen für eine Verwendung im Medium. Wird die Presseinformation nicht per Mail bzw. CD verschickt, kann das Bildmaterial auch als Download im Pressebereich der Unternehmens-Website bereitgestellt sein. Ideal ist das auch für die Pressemeldungen.
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